Cum poți munci de acasă, chiar dacă șeful te cere la birou

Pe 8 martie 2022, la miezul nopții, s-a ridicat starea de alertă sanitară din România cauzată de pandemia de Covid-19 după aproape doi ani de când a fost instituită. Pandemia n-a fost încă lichidată, dar parcă nici nu ne mai interesează acest lucru. După ce ne-am bucurat câteva zile și (mai ales) nopți că am scăpat de restricții, s-a instalat debusolarea, fiindcă am revenit cam brusc la normal. Noul normal, mai exact, care a venit la pachet cu schimbări la care va trebui să ne readaptăm. 

Marea întoarcere. La birou

Una dintre schimbările majore este faptul că telemunca a încetat să mai fie obligatorie, potrivit unui anunț al ministrului Muncii.

Fiindcă nu se mai lucrează în context de avarie, ci în cadru normal, întoarcerea la birou a devenit iminentă pentru cei care se obișnuiseră să se trezească la 9 fără 10 dimineața, să se îmbrace cât de cât prezentabil măcar în partea de sus a corpului, să bea o cafea și să se așeze la 9 fix în fața calculatorului (munca „pe sufragerie” pentru angajații „tele-cunoscători"). Cei mai mulți vor reveni la sediul firmei în următoarele 2 luni, dar oare sunt pregătiți?

Conform unui sondaj efectuat în februarie pe un eșantion de 1.073 de persoane din România, aproape 45% dintre angajați au revenit deja de la birou, în timp ce 30% merg la sediu atunci când simt nevoia să socializeze sau trebuie să interacționeze cu colegii. Același sondaj arată că peste 70% vor să lucreze în 2022 de la birou sau în sistem hibrid.

„Atât angajatorii, cât și angajații își doresc revenirea la birou", spune Oana Pană, specialist raportare HR. „Pe de o parte, angajatorii se așteaptă ca prin revenirea la birou să se lucreze mai eficient, dat fiind că mediul online a contribuit la mărirea numărului de mailuri, de întâlniri și timpului alocat acestora. Prin interacțiunea față în față se rezolvă mult mai rapid o problemă. Totodată angajatorii pot să remedieze mai rapid situațiile în care productivitatea angajaților a scăzut, tocmai pentru că se discută față în față aspectele care au generat acest lucru, se caută soluții (de exemplu, pentru mulți dintre părinții cu copii mici acasă lucrul în mediul online a constituit o adevărată provocare și și-a pus amprenta asupra productivității). De cealaltă parte, angajații își doresc revenirea la birou din nevoia de a interacționa cu colegii, de a-și satisface nevoia de apartenență la un grup (nevoie atât de slab împlinită în contextul pandemic) și pentru a avea din nou cele mai bune condiții de lucru, căci nu toată lumea și-a permis să își amenajeze adecvat spațiul de lucru de la domiciliu astfel încât să tragă o linie între... acasă și serviciu."

Diferența dintre ce vor angajatorii și ce ar prefera angajații vine însă de la numărul de zile lucrate la birou. Probabil manageri mai deschiși, care și-au ascultat angajații și care au fost interesați de bunăstarea acestora în trecut, vor alege varianta hibridă, în care vor da oamenilor posibilitatea de a alege în ce zile și în ce interval orar vor merge la birou. Cei care pun presiune pe angajați să revină la vechiul program de „uzină", de luni până vineri, de la 9 la 5, s-ar putea să se trezească cu demisiile acestora pe masă. Pentru că salariații doresc flexibilitate.

„Angajații au experimentat cu ocazia pandemiei o flexibilizare a programului de lucru. De exemplu, cei care făceau două ore până la muncă și-au permis în contextul actual să se trezească mai târziu, să își gestioneze mai bine anumite activități casnice îmbinând armonios jobul cu viață personală. Au câștigat anumite avantaje pe care acum consideră că le pierd, de aceea își doresc să existe o flexibilitate cât mai mare, să își poată alege zilele în care să vină la birou. Gestionarea acestei flexibilități va deveni avantaj competitiv pentru firmele care vor reuși acest lucru, în detrimentul celor care vor cere angajaților să revină la ce era înainte de pandemie. Cele mai impactate sunt companiile de IT, pentru că este extrem de ridicată competiția pentru developeri și cam toți cei care lucrează în domeniu."

Specialistul a analizat mai multe studii desfășurate de diferite companii (de la cele de talie medie, la multinaționale, unde delimitarea responsabilităților este mai strictă) pe subiectul lucrului de acasă versus cel de la birou și a concluzionat că cel mai important aspect în flexibilizarea programului de lucru va rămâne nivelul de încredere dintre angajatori și angajați.

„Am citit diferite articole cu studii efectuate pe eșantioane de mii de angajați și s-a constatat că productivitatea pe timpul pandemiei a crescut. În același timp, există angajatori care au cerut angajaților să se întoarcă 100% la birou după ridicarea restricțiilor și angajați care se plâng că au tratament diferit dacă își doresc să lucreze în continuare de acasă (cei care vin la birou ar fi mai bine văzuți de șefi și ar avea șanse mai bune în carieră). Deduc de aici că pionul principal este nivelul de încredere. Cu cât angajatorii au mai multă încredere că angajații pot să facă performanță și fără să fie zilnic prezenți la birou și cu cât angajații au mai multă încredere că sunt promovați pe baza rezultatelor și nu a altor criterii, cu atât vor fi mai mari nivelul de flexibilitate a muncii și cel de satisfacție. O relație sănătoasă pornește de la premisa încrederii reciproce și se construiește prin comunicare deschisă și transparentă, iar aceste aspecte vor face, în timp, diferența pe piața muncii", mai transmite Oana Pană.

Carevasăzică în noul mod de lucru contează relația dintre angajatori și angajați. În măsura în care relația este una bună - ceea ce vă dorim și dumneavoastră - și politica firmei o permite, contractul de telemuncă se poate prelungi.

Cum? În baza Legii telemuncii reglementate în România în martie 2018, o „Cenușăreasă bine ascunsă-n pod" până în 2020, când a venit Covidul peste noi. Chiar, știați că în anul în care s-a adoptat legea, doar 3 persoane angajate (de la privat, nu și de la stat) au avut contracte în regim de telemuncă? Lucurile au escaladat rapid, iar la 31 decembrie 2021, aproape jumătate de milion de angajați, atât din sistemul privat, cât și cel de stat, adoptaseră acest stil de muncă, de la distanță. Asta și datorită faptului că Ministerul Muncii a făcut niște simplificări birocratice între timp, prin Ordonanța de Urgență 36/2021.

Telemunca, redefinită și revizuită

•  Telemunca este o formă de organizare a muncii prin care angajatul, în mod regulat și voluntar, își îndeplinește atribuțiile specifice funcției, ocupației sau meseriei pe care o deține în alt loc decât cel organizat de angajator, folosind tehnologia informației și comunicațiilor (calculator, laptop, tabletă, telefon ș.a.). Conform articolul 3 alin. (1) din Legea nr. 81/2018, activitatea de telemuncă se bazează doar pe acordul de voință al părților.
• Angajatorul trebuie să asigure mijloacele aferente tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor şi/sau echipamentele de muncă sigure necesare prestării muncii, cu excepţia cazului în care părţile convin altfel.
• OUG 36/2021 a eliminat condiția ca cel puțin o zi pe lună munca să se desfășoare în alt loc decât cel pus la dispoziție de angajator. Deci telemunca se bucură în prezent de o mai mare flexibilitate, iar perioada în care telesalariatul îşi desfăşoară activitatea se stabilește împreună cu angajatorul.
• Telesalariatul are acum posibilitatea, tot prin OUG 36/2021, să lucreze atât la domiciliu, cât și în orice alt loc în afara sediului angajatorului. Telemunca a devenit astfel noua „muncă de oriunde". Angajatul nu mai este obligat să spună unde își desfășoară activitatea (acasă, în provincie, cu laptopu-n brațe în parc etc.), dar trebuie, totuşi, să se prezinte la birou dacă este notificat. Notificarea se face și ea din vreme de către angajator telefonic sau prin email. 
• Telesalariatul are aceleași drepturi ca salariatul care îşi desfăşoară activitatea la sediul angajatorului. Așadar, cel care lucrează de la distanță nu trebuie să primească un tratament preferențial din partea șefului comparativ cu cel care dorește să lucreze de la birou și nici invers.
• Telesalariatul are obligația de a respecta și asigura confidențialitatea tuturor informațiilor și documentelor utilizate în timpul desfășurării activității de telemuncă. Nu va lăsa, de exemplu, ecranul PC-ului deschis atât timp cât nu se află în fața lui sau nu va accesa site-uri dubioase care pot virusa laptopul de serviciu.
• Angajatorul are dreptul să verifice activitatea telesalariatului în principal prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor (email, chat, telefon etc.), respectând însă programul de lucru al angajatului (nu-l va suna în miez de noapte dacă nu e pe tură, de exemplu). Monitorizarea trebuie să fie transparentă și să vizeze doar ceea ce este de interes pentru firmă.
• Angajatorului îi revine obligaţia de a asigura telesalariatului o instruire suficientă și adecvată din perspectiva SSM (securității și sănătății în muncă) la angajare, la introducerea unui nou echipament de muncă și la stabilirea unei proceduri noi de lucru. La rândul său, angajatul se va asigura că implementează cerințele de securitate în biroul de acasă: va avea grijă la cabluri, să nu le ia în picioare, la colțurile mobilei ori la gresia proaspăt spălată din bucătărie, mai ales că toate studiile au arătat de-a lungul vremii că majoritatea accidentelor se întâmplă în casă.

În sfârșit, dacă negocierile cu privire la continuarea muncii de la distanță decurg bine, angajatul și angajatorul au posibilitatea de a încheia un act adițional la contractul individual de muncă prin care să stabilească organizarea telemuncii. Acest document va cuprinde neapărat următoarele:

• precizarea expresă că salariatul lucrează în regim de telemuncă;
• perioada și/sau zilele în care telesalariatul își desfășoară activitatea la un loc de muncă organizat de angajator;
• locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, convenite de părți;
• programul în cadrul căruia angajatorul este în drept să verifice activitatea telesalariatului și modalitatea concretă de realizare a controlului;
• modalitatea de evidențiere a orelor de muncă prestate de telesalariat;
• responsabilitățile părților convenite în funcție de locul/locurile desfășurării activității de telemuncă, inclusiv responsabilitățile din domeniul securității și sănătății în muncă;
• obligația angajatorului de a asigura transportul la și de la locul desfășurării activității de telemuncă al materialelor pe care telesalariatul le utilizează în activitatea sa, după caz;
• obligația angajatorului de a informa telesalariatul cu privire la dispozițiile din reglementările legale, din contractul colectiv de muncă aplicabil și/sau regulamentul intern, în materia protecției datelor cu caracter personal, precum și obligația telesalariatului de a respecta aceste prevederi;
• condițiile în care angajatorul suportă cheltuielile aferente activității în regim de telemuncă.

Este telemunca o soluție viabilă pe termen lung?

Putem spune că telemunca este lecția bună din pandemie. A fost o soluție viabilă pe timp de criză și poate deveni o constantă pe piața muncii în anumite domenii. Revenirea la normalitate nu trebuie să însemne neapărat ștergerea cu buretele a ultimilor doi ani.

Continuarea telemuncii aduce beneficii...

• Flexibilitatea muncii. Cea aducătoare de satisfacție. :) Angajații pot lucra când și de unde doresc, nu mai pierd două ore zilnic în trafic, petrec mai mult timp alături de familie și prieteni, se pot dedica mai mult propriilor pasiuni etc.
• Creșterea productivității. Așa cum a menționat specialistul HR, există studii care arată că majoritatea companiilor care și-au trimis angajații să lucreze de acasă în timpul pandemiei au avut nivel productivitate crescut în ultimii doi ani.
• Reducerea cheltuielilor. Odată cu creșterea prețurilor la utilități din ultima perioadă și, implicit, a costurilor de administrare a clădirilor de birouri, telemunca poate fi mai avantajoasă pentru angajatori. Și asta se întâmplă la nivel global, că nu doar noi ne-am speriat când am văzut factura la lumină sau prețul la benzină. Chiar și Agenţia Internaţională a Energiei (IEA) a propus zilele trecute promovarea telemuncii trei zile pe săptămână pentru reducerea consumului de petrol. Cât privește cheltuielile angajatului care lucrează în regim de telemuncă (electricitate, întreținere, Internet etc.), acestea pot fi acoperite, măcar parțial, din plafonul de maximum 400 de lei acordat lunar de angajator. Suma se menționează în actul adițional la CIM și se acordă proporțional cu numărul de zile (nu de ore, atenție!) în care angajatul lucrează în regim de telemuncă (ex. la 5 zile de telemuncă din 20 de zile lucrătoare, rezultă 100 lei cheltuieli de telemuncă fără taxe). Acești bani sunt considerați cheltuieli pentru microîntreprindere, așa că nu sunt impozabili, lucru avantajos și pentru angajator.
• Reducerea riscurilor pentru sănătatea angajaţilor. Pandemia de coronavirus nu s-a încheiat, rata de vaccinare nu depășește 50% la noi, așa că mulți angajați se simt mai în siguranță dacă nu circulă și nu lucrează zilnic în colectivitate.

... dar are și dezavantaje:

• Epuizarea profesională (burnout-ul). Angajații care își îndeplinesc sarcinile de la distanță își verifică mailurile imediat ce se trezesc, nu prea iau pauze, nu fac mișcare, uneori uită să mănânce și lucrează mai mult decât cei de la birou, pentru a nu lăsa impresia că trag chiulul. Se pot confrunta cu afecțiuni ale oaselor și mușchilor, din cauză că nu se ridică de pe scaun cu orele, sau cu probleme psihologice din pricina stresului.
  
• Limitarea spațiului personal. Persoanele care lucrează de la distanță folosesc aceeași tehnică precum cei de la birou: laptop, computer, imprimantă, poate și un Xerox sau un dulap cu documente. Toate înghesuite într-o garsonieră, dacă nu au norocul să dețină o locuință cu mai multe camere. Masa din sufragerie și blatul din bucătărie sunt acum aglomerate cu chestii de la serviciu, iar la emailuri se răspunde din vârful patului. 
• Izolarea de colegi. Interacțiunea cu colegii este necesară și dincolo de monitorul PC-ului. Când unii angajaţi sunt acasă, iar alții la birou, între ei se poate produce o ruptură, iar telesalariații se pot simți ignorați. Cei care suferă cel mai mult în acest caz sunt oamenii care nu se pot motiva singuri, care au nevoie de feedback fizic rapid.
• Dificultăți în realizarea sarcinilor. Pe termen lung, faptul că telesalariații nu mai interacționează cu ceilalți membri ai echipei poate duce la scăderea volumului de cunoștințe acumulate și a calității muncii prestate. Cu alte cuvinte, angajații care lucrează exclusiv de acasă încep să dea rateuri.

Făcând analiza acestor plusuri și minusuri, un angajator poate trage în 2022 concluzia că telemunca este fezabilă sau nu pentru afacerea lui și că poate accepta sau nu cererile angajaților de a continua lucrul de acasă sau în sistem hibrid (3 zile de acasă+2 de la birou, de exemplu). Diferența dintre acum și acum doi ani este că angajatorul poate accepta sau refuza cu argumente acest mod de lucru. Nu doar să exclame ca ardeleanul care a văzut pentru prima oară o girafă la Zoo: „Așa ceva nu există!".