Ce trebuie să știi dacă vrei să înființezi o firmă

Înființarea unei firme la noi în țară nu e chiar așa complicată dacă urmezi corect pașii, însă, dacă nu ești familiarizat cu birocrația românească (brand la fel de celebru ca Dracula și micii cu muștar) și nu ai cunoștințe juridice, ar fi mai bine să apelezi la ajutorul unor profesioniști când te hotărăști să devii patron.

„Deși sunt multe oferte în piață ale unor simple firme de consultanță care înființează firme la prețuri extrem de mici sau poți lua chiar tu niște tipizate de pe Internet, e bine să apelezi la un avocat specializat în înființări de firme. Avocatul are dreptul legal să te reprezinte în fața Oficiului Registrului Comerțului, știe implicațiile tipului de firmă, a alegerii CAEN-urilor etc.

Desigur, spunem asta pentru că vrem să apeleze lumea la noi - ha, ha! - dar nu doar din acest motiv. E mai rapid, nu riști să faci greșeli, iar dacă apar probleme (și credeți-mă că apar des), un profesionist care s-a mai lovit de ele știe cum să le rezolve", spune Av. Loredana Costina (Corobană și Asociații). „De asemenea, ai nevoie și de un contabil, atât la început, pentru a-ți explica ce fel de taxe vei plăti, dar mai ales după înființare."

Când vorbim despre firme, potrivit Legii nr. 31/1990 privind societățile, pot fi înființate următoarele tipuri: societate în nume colectiv; societate în comandită simplă; societate pe acţiuni; societate în comandită pe acţiuni şi societate cu răspundere limitată. Cele mai comune sunt însă societățile cu răspundere limitată (SRL) și societățile pe acțiuni (SA).

Dacă tot s-a adus legea în discuție, e bine de știut că cine are cazier fiscal sau a făcut nefăcute, primind condamnare pentru gestiune frauduloasă, abuz de încredere, fals, uz de fals, înșelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită nu are dreptul să-și înființeze o firmă.

Care sunt pașii înființării unei firme?

Pentru SRL (cel mai comun tip de firmă), pașii sunt următorii:

• Rezervarea denumirii. Depui o „cerere de verificare disponibilitate şi rezervare denumire firmă" online (ai aici formularul) sau fizic la Registrul Comerțului, o persoană de la acolo o verifică și, dacă denumirea este disponibilă, răspunsul vine în 1-2 zile.

Sfat: Gândește-te la minimum 3 variante de nume originale și atractive înainte de a verifica dacă sunt disponibile (vezi că „Zmeul Zmeilor SRL", „Facem Dregem SRL" sau „Faliment SRL" sunt luate). „Numele firmei trebuie să fie cât mai original cu putință, deoarece, de anul trecut, adică din 2021, dacă pe rezervarea denumirii apare că există similitudine cu orice altă firmă (vezi aici ce presupune asta), cererea de înființare va fi respinsă", transmite Av. Loredana Costina.

Atenție! Sunt interzise cuvintele „științific”, „academie”, „academic”, „universitate”, „universitar”, „școală”, „școlar” sau derivatele acestora.

Cuvintele „național”, „român”, „institut” sau derivate, precum și cuvintele sau sintagmele caracteristice autorităților și instituțiilor publice centrale se folosesc doar cu acordul Secretariatului General al Guvernului, iar cuvintele sau sintagmele caracteristice autorităților și instituțiilor publice locale se pot utiliza numai cu acordul prefectului județului, respectiv al municipiului București.

• Alegerea CAEN-urilor. Avocatul recomandă să alegi doar acele coduri CAEN aferente activităților pe care vrei să le desfășori imediat după înființare sau care reflectă direcțiile de dezvoltare în următorii 1-5 ani (mai poți completa în timp, pe măsură ce evoluezi). Deci nu pune coduri fără număr, doar ca să fie acolo...

Atenție! „Un CAEN trecut în actul constitutiv nu îți dă dreptul să și desfășori activitatea. Trebuie ca acea activitate să fie și autorizată la Registrul Comerțului, prin declararea că îndeplinești toate condițiile pentru a o desfășura și, de asemenea, trebuie să ai toate avizele și autorizațiile suplimentare pentru ea (de la Primărie, DSP, ISU, aviz de mediu, dacă este cazul)".

• Alegerea sediului și încheierea contractelor de închiriere sau comodat. Dacă nu ai unde să înființezi firma, poți stabili sediul doar la o firmă de avocatură, dar pentru o perioadă de cel mult un 1 an.
• Obținerea acordului vecinilor și al asociației de proprietari. Ai nevoie de acordul asociației de proprietari și al vecinilor de sus, jos, stânga, dreapta, dar doar dacă desfășori activitatea la acel sediu. Poți să alegi să desfășori activitatea și la terți, caz în care nu ai nevoie de acordul vecinilor. 
• Redactarea actului constitutiv. Îl poți face și pe cont propriu (găsești un model standard pus la dispoziție de Registrul Comerțului aici), însă, fiind vorba de cel mai important document (atestă înființarea firmei și reglementează organizarea și modul ei de funcționare), conținutul lui trebuie să fie foarte clar. De aceea, e mai bine să apelezi la avocat pentru întocmirea lui, ca să nu ai probleme pe urmă.
• Completarea tuturor declarațiilor necesare (aici ai de scris... dar nu-i nimic, că abia te înveți cu hârțogăraia):

1. Anexa 1 privind înregistrarea fiscală,
2. Declarația model 1 – în cazul în care societatea nu va desfășura activitate
3. Declarație model 2 – în cazul în care societatea va desfășura activitate
4. Declarația privind beneficiarul real
5. Declarație asociat privind îndeplinirea condițiilor pentru a fi asociat
6. Declarație administrator privind îndeplinirea condițiilor pentru a fi administrator
7. Specimenul de semnătură al administratorului
8. Declarație privind lipsa activităților la sediul social – dacă firma nu va desfășura activitate la sediul social.

• Depunerea actelor la Registrul Comerțului, semnate și scanate, la care adaugi semnatura electronică dacă vrei să faci operațiunea online. Dacă nu ai semnătură electronică, mergi cu actele la Registrul Comerțului.

Ce acte sunt necesare?

„Dosarul cu șină" trebuie să conțină următoarele:

• CI sau Pașaport al asociaților și al administratorilor;
• Actele de proprietate ale sediului și contractul de închiriere ori comodat pentru sediu;
• Acordul vecinilor și al asociației de proprietari dacă la sediul din apartament se vor desfășura activități;
• Actul constitutiv;
• Declarațiile pe proprie răspundere menționate mai sus. Atenție! Acestea nu mai trebuie autentificate la notar. Cel puțin nu timp de un an de la data în care am ieșit din starea de urgență. Om vedea cum va fi după 8 martie 2023, stați pe-aproape.
• Dovada rezervării denumirii.

Cât costă înființarea firmei?

Costurile necesare înființării unei firme sunt estimative, pentru că onorariile avocaților nu sunt fixe, iar la Registrul Comerțului sistemul de taxare este o permanentă surpriză!

Iată cam care sunt tarifele pentru un SRL, de exemplu:

• Rezervarea numelui: 0 lei, 0 bani
• Întocmirea actului constitutiv: 0 lei (dacă te ocupi singur) și 400-500 de lei (dacă apelezi la un avocat)
• Taxele pentru Registrul Comerțului: de la 150 de lei în sus

Capitalul social - Un leu pentru S(e)R(e)L(eu)

E bine de știut că, de anul trecut, adică din 2021, SRL-ul nu mai are un capital social minim de 200 de lei. Acesta poate fi chiar și de 1 leu și nu mai trebuie prezentată dovada depunerii lui la înființare. Altfel stă situația la SA, unde capitalul minim e de 90.000 Lei. 

Cât durează înființarea firmei?

Între 3 zile și 2 săptămâni, în funcție de eventualele probleme care se pot ivi. „Registrul Comerțului verifică actele într-un termen de 3 zile și, dacă totul e ok, admite înființarea. Cu toate acestea, adesea pot apărea probleme la înființare: neconcordanțe între acte, lipsa unei semnături, probleme cu denumirea străzii sediului social, alte erori... Ca urmare, e mai bine să ne așteptăm la 2 săptămâni", explică Av. Loredana Costina.

E gata firma. Ce ai de făcut imediat după?

Primul lucru pe care trebuie să-l faci după ce te-ai văzut cu firma înființată este să mergi la bancă pentru deschiderea unui cont al societății, ca să poți să faci plăți și încasări. Apoi trebuie să contractezi un contabil (acesta îți va ține contabilitatea și se va ocupa de depunerea declarațiilor fiscale), să achiziționezi registrele obligatorii și casa de marcat (după caz) și... să vii cu bani de acasă, bani pe care îi vei împrumuta firmei (închei un contract de creditare în acest sens) pentru ca societatea să își poată începe activitatea. 

Succes!

Foto: freepik.com