e-Factura – cum ar trebui să funcționeze din 2024

De la 1 ianuarie 2024, firmele și PFA trebuie să utilizeze e-Factura în relația business to business (B2B), în urma aplicării Legii 296/2023. Deja circulă în spațiul public mai multe vaiete și îngrijorări cu privire la cât de complicată e procedura de încărcare/descărcare a facturilor electronice pe portalul ANAF și dacă va fi sau nu capabil sistemul informatic al statului să facă față unor mii sau zeci de mii de facturi ce vor fi încărcate în același timp, știut fiind faptul că Spațiul Privat Virtual (SPV) cade când dau năvală mai mulți contribuabili în același timp.

Reprezentanții ANAF, care au ținut deja câteva webinarii pentru popularizarea noilor instrumente, afișează un aer optimist și minimizează neajunsurile cu care a venit deja legea de reglementare, spunând că micile greșeli inerente legiferării vor fi corectate din mers, prin alte acte normative. Deja unele corecturi au fost făcute prin așa numita „ordonanță trenuleț”, care introduce noi taxe, impozite și scutiri, dar e destul de probabil că se vor face altele și în 2024, când se va vedea cum (nu) merge efectiv în practică sistemul electronic de facturare.

După ce ne-am documentat și noi pe subiect vă spunem care e treaba cu e-factura asta, pas cu pas, cum zice domnul președinte, dar dacă în practică o să vă dea eroare să știți că nu teoria e de vină, ci sistemul.

Ce vă trebuie ca să emiteți/transmiteți facturi electronice

Cel puțin la început va fi mult mai complicat decât acum, când facturile sunt fie scrise de mână, fie în computer apoi scoase la imprimantă. Mai ales persoanele nedeprinse cu digitalizare vor fi depășite de noua modalitate. Dar, ca orice schimbare, va intra cu timpul în obișnuință.

Pentru emiterea și transmiterea facturilor electronice, firmele au nevoie de alte servicii colaterale, mai exact de un furnizor de semnătură electronică și de o aplicație pentru facturare electronică. Multe dintre firme le folosesc deja, dar de la 1 ianuarie 2024 obligația devine generalizată, pentru că va fi imposibil de emis facturi în alt mod. V-am explicat că România are șase furnizori de semnături electronice, cât costă și cum se folosesc. eFactura va fi mană cerească pentru furnizorii de semnături electronice, căci le va exploda cifra de afaceri.

Aplicații de facturare electronică există mai multe, multe dintre ele fiind chiar gratuite, totul e ca aceste aplicații să fie integrate cu sistemul ANAF. Inclusiv firmele care și-au dezvoltat propriile aplicații de facturare o pot face. Iar pentru asta există de asemenea un protocol complex de integrare.

Ministerul Finanțelor pune gratuit la dispoziția firmelor un program propriu de facturare, care generează facturi în format XML (doar acest format este acceptat de ANAF). Nu e necesar să vă înrolați în această aplicație, ci e suficient să completați acolo prima factură și deja veți avea un cont.

Și nu în ultimul rând, pentru utilizarea și accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual (SPV) al ANAF, căci numai prin SPV se transmit facturile electronice. Găsiți aici un tutorial despre cum se face asta, în caz că nu aveți deja cont în SPV.

Cum se emit e-facturile

După ce aveți toate aceste dotări, simplist spus, se procedează astfel:

Pasul 1 - firma emite factura, printr-o aplicație de facturare

Pasul 2 – factura e semnată electronic

Pasul 3 – cineva din firmă o încarcă, prin SPV, în sistemul RO e-factura.

Pasul 4 – factura este validată de ANAF (dacă e în regulă, dacă nu sistemul va da erori)

Pasul 5 – factura validată poate fi descărcată și păstrată în arhiva firmei. Tot aplicația de facturare face convertirea facturii din XML în PDF, ca să poată fi arhivată.

În același timp sistemul RO e-factura o transmite și celui care trebuie s-o plătească. Într-o primă fază, mai exact până la jumătatea lui 2024, va fi obligatorie doar raportarea facturilor în sistemul ANAF, transmiterea efectivă a facturii către plătitor se va face tot de către emitent. Din iulie 2024 sistemul va și transmite facturile pentru încasare.

În cazul în care timp de 24 de ore de la transmiterea unei facturi, destinatarul nu o descarcă din sistem, este notificat prin email de către SPV.

Intrând în detalii, lucrurile se complică, firește. Aceasta este procedura explicată pas cu pas, așa cum au știut s-o explice oamenii din Ministerul de finanțe și ANAF. În practică vor apărea cu siguranță o mulțime de erori și blocaje, așa că va fi nevoie de răbdare și de câteva conversații lămuritoare cu serviciul „Asistență contribuabili” al ANAF :)

În cât timp trebuie emise e-facturile

În 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, ea trebuie încărcată și transmisă prin sistemul national Ro e-factura. Dar, va exista o perioadă de testare de șase luni, în care ar trebui să se obișnuiască tot agentul economic cu noua formă de facturare. Așadar:

• În perioada 1 ianuarie 2024 - 30 iunie 2024, operatorii economici, indiferent dacă sunt sau nu plătitori de TVA, au obligaţia să raporteze în sistemul national RO e-Factura toate facturile emise în relaţia B2B și în relaţia cu instituţiile publice, altele decât cele efectuate în relaţia B2G (adică business to gov), pentru care există obligaţia utilizării Ro e-Factura încă din iulie 2022.
• Începând cu 1 iulie 2024, emitenţii facturilor electronice au obligaţia de transmitere a acestora către destinatari utilizând sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.

Rămâne de văzut cum va face față sistemul informatic al ANAF din iulie încolo, când vor trebui emise și transmise milioane de facturi.

Cât e amenda

Nerespectarea termenului limită (de 5 zile) pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional RO e-Factura constituie contravenţie și se sancţionează astfel:

• amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiţi potrivit legii;
• amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii;
• amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice (PFA).

Totuși, în perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistem nu se sancţionează. De la 1 aprilie 2024 e bine să fiți cu toate în regulă, ca să nu aveți surprize de ziua păcălelilor.

De asemenea, din iulie 2024, dacă facturile nu sunt încărcate în sistem, pentru firmele plătitoare de TVA o amendă suplimentară va fi și faptul că nu-și vor putea deduce TVA de pe facturile neînregistrate în sistem.

Cine încarcă facturile în SPV

Factura electronică nu a apărut abia acum, unele firme o folosesc deja, mai ales contabili sunt familiarizați cu aplicațiile de facturare și cu SPV, astfel încât unele firme au ales să-și externalizeze această treabă către contabilul care emitea uneori facturi chiar pentru mai multe firme.

Din 2024 însă ar trebui ca fiecare agent economic să aibă propriul cont în SPV și să încarce acolo facturile. Această operațiune poate fi făcută fie de contabil, fie de departamentul economic sau financiar, procedurile interne sunt lăsate la latitudinea firmelor.

Dar în mod cert va fi nevoie ca mai mulți oameni din firmă să aibă acces la acest cont, întrucât facturile trebuie emise de un department – comercial de exemplu – încărcate în SPV, apoi descărcate din SPV și arhivate în contabilitatea firmei – de către contabil. Depinde de fiecare firmă în parte cum se organizează.

Din 2024 se vor înregistra în contabilitate numai facturile primite prin sistemul e-factura, iar firmele vor fi nevoite să-și gândească și implementeze noi fluxuri de aprobare a facturilor.

Cum stornezi o e-factură

Factura electronică, odată comunicată destinatarului, nu se poate returna în sistemul RO e-Factura. Adică dacă plătitorul facturii o contestă, aceasta trebuie stornată și emisă o altă factură. Însă înainte de stornare, toată conversația dintre destinatarul nemulțumit și emitentul facturii trebuie să se facă tot prin sistemul RO e-factura, printr-un mesaj postat într-o rubrică specială.

Cam atât se știe momentan despre e-factură. Cum va fi ea implementată în realitate vom vedea. Noroc că e-factura nu se va aplica și B2C - adică business to clients - că stătea economia :)