Metropolitan Building Management - Administrare imobile Bucuresti

Comisia de Cenzorat si Audit are rolul de a verifica si valida tot ce face un Administrator de Imobile. Citeste in continuare despre rolul Cenzorului.Verificarea lunara a incasarilor de la proprietari sau de la terti

Atat prin casierie, conform registrului de casa (chitante de incasare intretinere, fond de rulment, fond de reparatii, penalizari, chirii, restante cote etc.), cat si prin cont bancar al asociatiei (OP-uri, chitante de depunere, viramente bancare etc.), conform extrase de cont lunare. Registrul de casa se intocmeste obligatoriu pe fiecare zi de incasare sau plata pentru a se obtine la sfarsitul fiecarei zile un sold corect si legal calculat.

Verificarea lunara a platilor efectuate prin casieria asociatiei 

Conform registrului de casa (achitare furnizori de utilitati, reparatii parti comune, cheltuieli administrativ-gospodaresti, state de plata, restituiri de fond de rulment, depuneri bancare etc.) cat si operatiuni prin contul bancar al asociatiei (achitare furnizori de utilitati cu ordine de plata, achitare prestari servicii de reparatii parti comune, impozite si taxe catre bugetul de stat si bugetul asigurarilor sociale si de sanatate, comisioane bancare etc.) conform extraselor de cont lunare.

Verifica lunar fisele pe apartament intocmite de administratorul sau contabilul asociatiei

In format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), cu ajutorul unui program informatic specializat (Bloc Manager, Asloc, Aviziero, Saga etc.).. De asemenea, cenzorul mai verifica daca restantele inscrise in lista de intretinere curenta au fost corect preluate din fisa apartamentului.

Verifica lunar atat listele de intretinere intocmite conform OMFP 3103/2017

Cat si bazele de calcul detaliate pentru fiecare suma sau cheltuiala in parte. Modalitatea de calcul va contine si va arata explicit toate costurile si sumele care formeaza totalul de plata al proprietarilor, respectiv modul de calcul si de repartizare a acestor cheltuieli catre proprietari.

Verifica lunar Registrul de mijloace banesti aflate in cont la banca

Tinut in format fizic (manual) sau in format electronic (automatizat), intr-un program informatic specializat. In registrul de mijloace banesti sunt mentionate lunar, de catre administrator-contabil, operatiunile bancare ale asociatiei efectuate conform extraselor de cont. Asociatia de proprietari este obligata sa detina un singur cont bancar (art. 20 din Legea 196/2018). Datele de identificare ale contului bancar se comunica tuturor proprietarilor prin afisare la avizier, odata cu lista de intretinere lunara. In contul asociatiei de proprietari se vor varsa toate incasarile din cote de intretinere lunare sau restante, cat si incasari privind fondul de rulment, fondul de reparatii, fondul de chirii, fondul de penalizari, fondul special, inclusiv diferenta ce depaseste plafonul din casierie (max. 1000 lei lunar). Din aceste sume se vor achita toti furnizorii de utilitati, prestari de servicii administrative, penalizari, taxe si impozite catre bugetul de stat si bugetele de asigurari sociale si de sanatate etc.

Verifica lunar Registrul jurnal (cod 14-1-1/A)

Care este un document obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane fizice (proprietari) sau juridice (firme), in care sunt mentionate lunar, in ordinea cronologica de emitere sau de intrare a documentelor justificative (incasari, plati, elemente de activ si pasiv), efectuate atat prin casieria asociatiei cat si prin contul bancar. Registrul jurnal poate fi tinut in format fizic (cu inregistrarea manuala a operatiunilor in Registru jurnal tipizat) sau in format electronic, intr-un program informatic specializat. Sumele operate in Registrul jurnal se totalizeaza atat lunar, cat si cumulat de la inceputul anului.

Verifica anual Registrul Inventar (cod 14-1-2)

Care este un document contabil obligatoriu si proba in eventualele litigii ale asociatiei cu terte persoane. In Registru Inventar se mentioneaza anual rezultatele inventarierii faptice a elementelor de Activ si Pasiv de la sfarsitul fiecarui an fiscal (31 decembrie). Toate valorile materiale banesti si de gestiune (obiecte de inventar, mijloace fixe, materiale consumabile etc.) sunt mentionate in Registrul Inventar atat la valoarea contabila (de intrare in gestiune sau de cumparare), cat si la valoarea de inventar (valoarea faptica reala), mentionata in liste de inventariere.

Verifica lunar dosarul cu documente justificative al Asociatiei.  Dosarul lunar cu documente justificative cuprinde cel putin urmatoarele:

– liste de intretinere lunare, conform OMFP 3103/2017;

– bazele de calcul lunare;

– facturi privind furnizorii de utilitati ai asociatiei (Radet, Apa Nova, gaze, service ascensor, Enel, salubritate, service interfon etc.);

– chitante de incasare a cotelor de intretinere de la proprietari;

– extrase de cont bancare, ordine de plata, foi de varsamant etc.;

– mod de calcul penalizari pentru fiecare restantier in parte;

– referate de necesitate pentru cheltuieli administrativ-gospodaresti lunare;

– centralizator lunar cu documente privind cheltuieli administrativ gospodaresti;

– state de plata, declaratii fiscale, chitante de achitare impozite lunare sau ordine de plata bancare;

– exemplarul nr. 2 (copie) din registrul de casa, la care sunt anexate toate documentele justificative de plata efectuate prin casieria asociatiei cu plata in numerar;

– consumuri individuale ale proprietarilor  (apa calda, apa rece, caldura) conform indecsi de consum pe fiecare apartament in parte;

– cereri ale proprietarilor de scoatere sau de introducere a numarului de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociatie;

– foaia de prezenta cu personalul angajat si cu numarul de ore lucrate efectiv in luna respectiva;

– tabel centralizator cu numarul de persoane ce au locuit in luna respectiva in asociatie, pe fiecare scara in parte, sub semnatura privata (sef de scara sau membru comitet executiv desemnat);

– situatia soldurilor elementelor de Activ si Pasiv intocmita lunar de administrator/contabil si certificata de cenzor;

– alte documente justificative: dispozitie de plata-incasare, contracte de prestari servicii pentru reparatii parti comune, devize de lucrari, procese verbale de receptie, garantii pentru manopere reparatii parti comune, contracte civile, state de plata, bonuri fiscale stampilate etc.

Verifica lunar urmatoarele registre:– Registrul fondului de rulment (cod 14-6-25/a)

Privind incasarile de la proprietari si restituirile catre acestia in caz de mutare din asociatie (bloc). Mentionarea in balanta activ-pasiv lunara a fondului de rulment total incasat de la proprietari, inscris intr-o fisa sintetica (totalizatoare). Fondul de rulment incasat se depune in contul curent unic al Asociatiei si se tine evidenta separata. Pentru incasarea Fondului de rulment, administratorul elibereaza chitanta nominala separata.

– Registrul fondului de reparatii (cod 14-6-25/b)

Privind toate incasarile de la proprietari pe cota parte indiviza (CPI) conform Hotarare Adunare Generala a proprietarilor si repartizarea cheltuielilor efectuate pentru reparatii parti comune tot conform cotei parti indivize a fiecarui apartament in parte. Suma ramasa neconsumata pe fiecare apartament in parte si totalizata se mentioneaza in balanta activ pasiv lunara. Sumele incasate din Fondul de reparatii se depun in contul curent unic al asociatiei de proprietari si se tine evidenta separata. Pentru incasarea fondului de reparatii, administratorul elibereaza chitanta nominala separata.

– Registrul pentru fondul special (dobanzi, chirii, reclame, antene etc.) (cod 14-6-25/c).

In acest registru se opereaza toate veniturile din activitati economice repartizate pe cota parte indiviza a fiecarui apartament in parte. Aceste venituri alimenteaza numai Fondul de reparatii al Asociatiei si nu se platesc proprietarilor, ci se folosesc cu aprobarea Adunarii generale prin Bugetul anual de venituri si cheltuieli (BVC), numai pentru reparatii parti comune. Acestea sunt considerate venituri neimpozabile fiscal, daca sunt folosite in exclusivitate pentru reparatii parti comune, conform Codului Fiscal. Lista acestor venituri, precum si cheltuielile aferente lor sunt prezentate lunar si semestrial, intr-un raport afisat la avizierul Asociatiei si se evidentiaza in registrul unic de venituri si cheltuieli al Asociatiei de proprietari (art. 70 alin. (2) din Legea 196/2018).

– Registrul pentru evidenta fondului de penalizari (cod 14-6-25/d).

In acest registru se evidentiaza toate penalizarile incasate si restante de la proprietarii rau-platnici, conform sistemului propriu de penalizari din fiecare asociatie. Sumele incasate cu titlu de penalizari pot fi folosite numai pentru achitarea eventualelor penalizari emise de furnizorii de utilitati, iar diferenta se poate folosi numai cu aprobarea Adunarii generale anuale a asociatiei de proprietari, prin mandatul dat Comitetului Executiv, numai pentru reparatii parti comune, reabilitare termica sau consolidarea condominiului, conform Bugetului de Venituri si Cheltuieli aprobat anual.  Sumele rezultate din aplicarea penalitatilor de intarziere nu pot fi utilizate in alte scopuri (art. 77 alin. (3) din Legea 196/2018). Coeficientul de penalizari maxim admis intr-o asociatie de proprietari, conform legii, este de 0,2 %/zi de intarziere, calculat dupa 30 de zile calendaristice de la data scadenta a listelor de intretinere, care pot fi afisate la avizier max. 30 de zile.

Verifica lunar atat Situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv (cod 14-6-30/d)

Cat si Fisele de operatiuni diverse (cod 14-6-22/c), intocmite pentru fiecare element de activ si pasiv in parte de catre administratorul/contabilul angajat al asociatiei. Totalul elementelor de activ trebuie sa fie egal cu totalul elementelor de pasiv. Daca se constata diferente intre Activ si Pasiv, atunci obligatoriu exista greseli in evidenta financiar-contabila a asociatiei si trebuie depistate si corectate conform legii.

Verifica lunar si anual daca asociatia de proprietari se incadreaza in Bugetul de Venituri si Cheltuieli, aprobat anual in Adunarea generala.

Daca Comisia de Cenzorat si Audit constata depasiri ale Bugetului de Venituri si Cheltuieli, mai ales la rubrica Cheltuieli, se propune Comitetului Executiv, prin Presedintele ales, convocarea intr-o Adunare generala extraordinara a proprietarilor pentru amendarea si aprobarea noului Buget de Venituri si Cheltuieli pentru anul in curs. Obligatia intocmirii proiectului de Buget revine Comitetului Executiv in ultima luna a anului curent pentru anul fiscal urmator. Proiectul de buget se intocmeste pe baza de date financiar-contabile furnizate de administratorul/contabilul asociatiei pentru anul fiscal expirat.

Verifica semestrial Balanta Activ Pasiv 

Si daca aceasta a fost depusa conform legii la Biroul Asociatiilor de proprietari de pe langa Primariile de sector de doua ori pe an, cu datele financiar contabile de la 30 iunie si 31 decembrie ale fiecarui an fiscal. Termenele de depunere ale balantelor Activ-Pasiv sunt: 1 martie pentru obligatia din 31 decembrie si 1 septembrie pentru obligatia din 30 iunie a fiecarui an fiscal in parte.

Participarea unui reprezentant de la firma de cenzorat 

La adunarea generala ordinara anuala, cu un raport de verificare financiar-contabila pentru anul precedent, in care se va mentiona si propunerea de descarcare de gestiune a Comitetului Executiv si a persoanelor care au gestionat valori materiale si banesti ale asociatiei in anul precedent, bineinteles daca nu exista fraude, greseli majore, neglijente grave etc. 

Raportul prezentat in fata proprietarilor constituiti in Adunarea generala ordinara va cuprinde, pe langa altele, si raspunsurile la urmatoarele obiective:

• verificarea legalitatii incasarilor si platilor, a actelor de gestiune si a evidentei contabile.
• daca toate facturile emise de furnizori au fost repartizate corect si legal proprietarilor.
• daca sunt sume insusite din fondurile Asociatiei si daca Asociatia este echilibrata financiar din punct de vedere al balantei Activ-Pasiv.
• daca s-au respectat in totalitate prevederile legale din Legea 82/1991 (Legea contabilitatii actualizata ), Legea 196 / 2018, Statutul si Regulamentul de ordine interioara din 2018, HG 3103 / 2017.

Verificarea lunara a modului de intocmire a documentelor fiscale ale asociatiei (declaratii fiscale, fise fiscale, fise sintetice, state de plata etc.)

De declarare a lor la ANAF si de achitare a sumelor corect calculate din punct de vedere fiscal pentru bugetul de stat (impozite si taxe) si bugetul asigurarilor sociale si de sanatate (contributii la stat pentru sanatate si pensii).

Verificarea indeplinirii conditiilor statutare

Privind prezenta si votul in adunarile generale statutare (ordinare si extraordinare) ale asociatiilor de proprietari, mentionand verbal si in scris (in procesul verbal al adunarii generale), toate prevederile legale privitoare la asociatiile de proprietari aflate in eventuale litigii (neintelegeri) cu terte persoane fizice (proprietari) sau persoane juridice (firme, autoritati etc.).

Verificarea respectarii legalitatii in administrarea bunurilor

Materiale si banesti si a fondurilor financiare (fond rulment, fond reparatii, fond special, fond penalizari etc.) ale asociatiei de proprietari. Daca se constata nereguli, fraude, neglijente majore sau nerespectarea legii, se intocmeste imediat Raport de constatare si se propun masuri legale catre Comitetul executiv, prin Presedintele ales, pentru remediere, indreptare sau recuperare de pagube de la persoanele considerate si dovedite a fi vinovate.

Verificarea legalitatii

Actelor si documentelor, a hotararilor si deciziilor Comitetului executiv, a regulilor si regulamentelor asociatiei prin atentionarea verbala si scrisa atunci cand se constata ca se incalca legea.

Verificarea trimestriala a gestiunii asociatiei de proprietari si intocmirea de rapoarte.Control inopinat al soldului

De casa faptic (in numerar) cu cel scriptic mentionat in registrul de casa, impreuna cu 2 membrii de comitet desemnati de Presedinte. Pentru eventuale diferente se intocmeste Angajament de plata catre persoana vinovata si se intocmeste Raport de constatare cu masuri de remediere a situatie catre Comitetul executiv, prin Presedintele ales.

Verifica si urmareste lunar

Depunerea in contul curent al asociatiei de proprietari a numerarului din casieria asociatiei ce depaseste plafonul de casa (max. 1000 lei lunar, cf. Legii 196 / 2018) pentru a se putea face lucrari de reparatii parti comune urgente (accidentale) care nu sufera amanare.

Verificarea si validarea lunara

Sau atunci cand este cazul, a documentelor si a angajamentelor de plata pentru persoanele vinovate (restantieri, ingrijitori, administratori, membrii de comitet etc.)

Acestea sunt doar cateva dintre atributiile unui cenzor de asociatie de proprietari (persoana juridica). In mare, el va asigura buna functionare a Asociatiei, in ceea ce priveste respectarea legislatiei si va verifica legalitatea hotararilor, documentelor, regulilor si deciziilor luate in cadrul Adunarilor Generale ale proprietarilor si in cadrul Comitetelor Executive.